Firmy transportowe i przewoźnicze, zwłaszcza te, pracujące na długich dystansach, wysyłają zazwyczaj w trasę dwóch kierowców. Dokładne rozliczanie godzin jazdy, czasu, przeznaczonego na sen i wypoczynek, naprawy i załadunek, czy też inne czynności związane z transportem, stanowiły niegdyś żmudną papierkową robotę. Dane w formularzach bardzo łatwo mogły być też fałszowane.

Tachografy szybko stały się standardem w pracy dostawców i przewoźników. Montowanie tych urządzeń stało się obowiązkowe od połowy lat 80. Obecnie są wymagane we wszystkich samochodach dostawczych powyżej 3,5 t.  oraz pojazdach, przewożących powyżej 9 osób. Wyjątkiem jest komunikacja miejska. Tachografy analogowe są już coraz powszechniej zastępowane przez cyfrowe, dające o wiele więcej możliwości, gdy chodzi o przechowywanie i analizę danych.  Zgodnie z prawem unijnym, autokary i samochody ciężarowe wyprodukowane po 1 maja 2006 roku są już wyposażone wyłącznie w w tachografy cyfrowe. Obecnie generalnie wymaga się, by były na wyposażeniu, na przykład w sytuacji gdy praca analogowego z jakichś powodów zostanie zakłócona. Możliwość korzystania z urządzeń zewnętrznych, jak klucze tachodrive, w celu odczytu danych, stanowi jedną z ich głównych zalet. Karta kierowcy, którą wydaje Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych, jest wykorzystywana przez tachografy cyfrowe do stworzenia modułu osobowego.  Wbudowany w kartę chip pozwala na zapis danych, które mogą następnie odtworzyć specjalne czytniki. Karta kierowcy w połączeniu z tachografem cyfrowym zastępuje wykres, uzyskiwany na papierowych wkładkach, wykorzystywane przez tachografy analogowe.

Włożona do urządzenia na początku jazdy, automatycznie przekazuje dane o kierowcy i zapisuje informacje, generowane przez tachograf w czasie jej trwania. Tachografy cyfrowe są wyposażone w przyciski, umożliwiające kierowcy ręczne wprowadzenie na swoją kartę informacji o postoju, noclegu i innych dłuższych przerwach w trakcie jazdy. Używanie przez kierowców zapisów zarejestrowanych na jednej karcie jest wykroczeniem.